Cómo sincronizar las respuestas del enrutamiento de Calendly a Salesforce
- Disponible para:
- Propietarios and AdministradoresLos roles controlan qué ajustes de cuenta y equipo puede administrar una persona. Su rol puede variar según la organización, el equipo o el grupo.
- Planes:
- Teams and EnterpriseEl acceso a las funciones puede variar según su plan, cuándo se creó su cuenta y los complementos.
Calendly sincroniza las respuestas del formulario de enrutamiento a Salesforce, automatiza las actualizaciones de contactos y prospectos y centraliza los informes, al tiempo que permite el retargeting de prospectos.
Esta función no es compatible con organizaciones que utilizan formularios Marketo, HubSpot o Pardot. En cambio, usan sus integraciones con Salesforce para sincronizar las respuestas del formulario.
Cómo se sincronizan las respuestas de enrutamiento a Salesforce
Cuando se envía un formulario de enrutamiento de Calendly, la integración de Salesforce crea un registro CalendlyRoutingFormSubmission y un registro CalendlyRoutingFormQuestionsAnswerspara cada pregunta hecha en el formulario. La creación del registro CalendlyRoutingFormSubmission activa el flujo CreateRoutingFormLeadTemplate.
Se crean varios registros en Salesforce para cada envío de formulario de enrutamiento en una única solicitud de API mediante la API compuesta de Salesforce, impidiendo que se superen los límites de API.
Flujo predeterminado
Este flujo es totalmente personalizable, pero de forma predeterminada funciona de la siguiente manera.
- El flujo reproduce los registros de CalendlyRoutingFormQuestionsAnswers relacionados con CalendlyRoutingFormSubmission hasta que encuentra una pregunta sobre el nombre. Este será el nombre del prospecto si el flujo no puede encontrar un registro que coincida con una dirección de email.
- Luego el flujo reproduce los registros CalendlyRoutingFormQuestionsAnswers relacionados con CalendlyRoutingFormSubmission hasta que encuentra una pregunta de email. Esta será la dirección de email que utilice el flujo para buscar un registro coincidente y, si el flujo no puede encontrar una, este será el email del nuevo prospecto.
- Si el flujo no puede encontrar un email, finaliza; ya que el flujo, de forma predeterminada, no creará un prospecto sin una dirección de email.
- Si el flujo encuentra un email:
- Busca un contacto que coincida con la dirección de email.
- Si el flujo encuentra un contacto, asocia el envío del formulario al contacto actualizando el campo Contacto de Calendly en el registro de CalendlyRoutingFormSubmission con el ID de prospecto.
- Si el flujo no encuentra un contacto, crea un nuevo prospecto que será propiedad de un administrador de sistema activo.
- Luego, el flujo asocia el envío del formulario al prospecto, actualizando el campo de Calendly Lead en el registro de CalendlyRoutingFormSubmission con el ID de prospecto.
Opciones avanzadas para eventos enrutados en Salesforce
Utiliza FormSubmissionsUUID para identificar eventos enrutados
El campo FormSubmissionsUUID se encuentra en el objeto CalendlyAction. Si bien este objeto y flujo personalizados solo se activan para formularios alojados en Calendly (no los integrados con Pardot, Marketo o HubSpot), todavía pasamos un valor a este campo si el evento se programó después de completar un formulario que siguió una regla de enrutamiento de Calendly.
Esto te permite personalizar el flujo CreateEventTemplate para tratar los eventos de un formulario de manera diferente a los reservados directamente a través de un enlace de Calendly verificando si este campo está vacío.
Pase un ID de Salesforce en el enlace de su formulario de enrutamiento
Para utilizar un ID de Salesforce en el envío de un formulario de enrutamiento para buscar registros existentes, pega "?salesforce_uuid=<ID>" al final del enlace de tu formulario de enrutamiento. Así se almacenará el ID de Salesforce en el campo SalesforceId en el registro de CalendlyRoutingFormSubmission.
Por ejemplo: https://calendly.com/your_form?salesforce_uuid=123abc