Como sincronizar as respostas de encaminhamento do Calendly com o Salesforce
- Disponível para:
- Proprietários and AdministradoresAs funções controlam quais configurações da conta e da equipe uma pessoa pode gerenciar. Sua função pode variar de acordo com a organização, a equipe ou o grupo.
- Planos:
- Teams and EnterpriseO acesso aos recursos pode variar de acordo com seu plano, quando sua conta foi criada e quaisquer complementos.
O Calendly sincroniza as respostas aos formulários de encaminhamento com o Salesforce, automatizando atualizações de contato/lead e centralizando relatórios, ao mesmo tempo que permite o redirecionamento de leads.
Este recurso não é compatível com organizações que usam formulários do Marketo, HubSpot ou Pardot. Para sincronizar respostas de formulários, use as integrações deles com o Salesforce.
Como respostas de encaminhamento são sincronizadas com o Salesforce
Quando um formulário de encaminhamento do Calendly é enviado, a integração do Salesforce cria um registro do CalendlyRoutingFormSubmission e um registro do CalendlyRoutingFormQuestionsAnswers para cada pergunta feita no formulário. A criação do registro CalendlyRoutingFormSubmission aciona o fluxo CreateRoutingFormLeadTemplate.
Vários registros são criados no Salesforce para cada envio de formulário de encaminhamento em uma única solicitação de API usando a API composta do Salesforce, ajudando a evitar ultrapassar os limites da API.
Fluxo padrão
Esse fluxo é totalmente personalizável, mas funciona da seguinte maneira por padrão.
- O fluxo itera pelos registros do CalendlyRoutingFormQuestionsAnswers relacionados ao CalendlyRoutingFormSubmission até encontrar uma pergunta de nome. Este será o nome do lead caso o fluxo não consiga localizar um registro que corresponda a um endereço de e-mail.
- O fluxo então itera pelos registros do CalendlyRoutingFormQuestionsAnswers relacionados ao CalendlyRoutingFormSubmission até encontrar uma pergunta de e-mail. Este será o endereço de e-mail que o fluxo usa para procurar um registro correspondente e, se o fluxo não conseguir encontrar um, este será o e-mail do novo lead.
- Se o fluxo não encontrar um e-mail, ele termina, já que o fluxo não criará um Lead por padrão sem um endereço de e-mail.
- Se o fluxo encontrar um e-mail:
- Ele procura um contato que corresponda ao endereço de e-mail.
- Se o fluxo encontrar um contato, associa o envio de formulário ao contato atualizando o campo Calendly de contato no registro do CalendlyRoutingFormSubmission para o ID do Lead.
- Se o fluxo não encontrar um contato, ele cria um novo lead que ficará sob a responsabilidade de um administrador de sistema ativo.
- O fluxo associa o envio do formulário ao lead atualizando o campo Lead do Calendly no registro CalendlyRoutingFormSubmission com o ID do Lead.
Opções avançadas para eventos encaminhados no Salesforce
Use FormSubmissionsUUID para identificar eventos encaminhados
O campo FormSubmissionsUUID está no objeto CalendlyAction. Embora esse objeto e fluxo personalizados sejam acionados apenas para formulários hospedados pelo Calendly (não aqueles integrados ao Pardot, Marketo ou HubSpot), ainda passamos um valor para este campo se o evento tiver sido agendado após o preenchimento de um formulário que seguia uma regra de roteamento do Calendly.
Isso permite que você personalize o fluxo CreateEventTemplate para tratar eventos de um formulário de forma diferente daqueles agendados diretamente por meio de um link do Calendly, verificando se este campo é nulo.
Passe um ID do Salesforce no link do seu formulário de encaminhamento
Para usar um ID do Salesforce em um envio de formulário de encaminhamento para procurar registros existentes, adicione "?salesforce_uuid=<ID>" ao final do link do seu formulário de encaminhamento. Isso armazenará o ID do Salesforce no campo SalesforceId no registro do CalendlyRoutingFormSubmission.
Por exemplo: https://calendly.com/your_form?salesforce_uuid=123abc