Fluxos de trabalho do Calendly: Como automatizar e-mails e mensagens de texto para reuniões
Você agendou a reunião. E agora? Os Fluxos de trabalho do Calendly ajudam você a automatizar todas as mensagens que acontecem antes e depois da reunião, para que você possa economizar o tempo que gastaria enviando e-mails e mensagens de texto manualmente.
Este guia se baseia no que você já configurou no Calendly e mostra como usar Fluxos de trabalho para ajudar a reduzir os não comparecimentos, garantir que você não esqueça de enviar um lembrete ou acompanhamento e padronizar as comunicações de reunião para que seus convidados tenham uma experiência consistente.
Como os Fluxos de trabalho do Calendly funcionam (e o que você irá configurar com este guia)
Um fluxo de trabalho é um conjunto de e-mails automatizados ou mensagens SMS vinculadas a uma reunião. Quando a reunião é agendada (ou está se aproximando, ou foi concluída), o fluxo de trabalho é acionado e envia uma ou mais mensagens automaticamente.
Para que isso aconteça, você precisará:
- Conectar uma conta de e-mail (para enviar as mensagens)
- Configurar um fluxo de trabalho (a partir de um modelo ou criar o seu próprio)
- Atribuir seu fluxo de trabalho a um Tipo de evento
Funcionalidades do Calendly que você usará
Passo 1: Integre seu provedor de e-mail ou configure notificações por SMS
Embora o Calendly possa enviar e-mails do seu endereço padrão (notifications@calendly.com), é possível que eles acabem na pasta de spam ou não sejam reconhecidos pelo seu convidado.
Para melhorar a entregabilidade das mensagens e para que elas pareçam vir de você, recomendamos fortementeconectar seu provedor de e-mail para que o Calendly possa enviar mensagens em seu nome. O Calendly atualmente suporta Gmail e Outlook.
Configurando notificações SMS (mensagens de texto)
O Calendly pode enviar lembretes e notificações por SMS para ajudar a reduzir os não comparecimentos e manter as reuniões na lembrança, mesmo se você estiver usando o celular ou em movimento, em vez de estar à mesa.
Os organizadores podem ativar notificações por SMS inserindo e verificando seu número de telefone ao configurar o fluxo de trabalho, enquanto os convidados são automaticamente solicitados a fornecer um número durante a reserva para que também possam receber lembretes.
Passo 2: Reveja os Fluxos de trabalho prontos para uso
O Calendly inclui modelos de Fluxos de trabalho prontos que são totalmente editáveis e cobrem os pontos de contato de reunião mais comuns. Esses modelos de Fluxos de trabalho do Calendly refletem as melhores práticas para o momento dos lembretes, mas você sempre pode editar para adequar ao seu negócio.
Fluxos de trabalho mais populares
Nome do modelo | O que faz | Melhor utilizado para |
Lembrete por e-mail para o convidado | Envia um e-mail de lembrete 1 dia antes da reunião | Todos os tipos de evento |
Enviar SMS ao convidado para reconfirmar | Envia uma mensagem SMS com um link para confirmar presença 1 hora antes | Eventos pagos, treinamentos, webinários |
E-mail com recursos adicionais | Enviar links para recursos 4 horas após o término da reunião | Vendas, consultas |
Enviar e-mail aos não comparecimentos para agendar um novo horário | Envia um link de agendamento para reservar um novo horário após os convidados serem marcados como não comparecimento | Treinamentos, demonstrações, entrevistas |
Você pode ativá‑los como estão com apenas alguns cliques ou personalizá‑los para atender às suas necessidades, como atualizar a linha de assunto do e-mail para um tom mais amigável, anexar instruções ou outras informações úteis ao e-mail, ou incluir links para que seu convidado cancele ou reagende.
Passo 3: Crie seu próprio fluxo de trabalho (opcional)
Não encontra o que procura nos modelos de fluxo de trabalho? Não se preocupe, criar um fluxo de trabalho personalizado é muito simples.
Os Fluxos de trabalho do Calendly são compostos por duas partes – um gatilho (quando o fluxo de trabalho é executado) e uma ação (o que acontece). Ao construir a ação no seu fluxo de trabalho, você pode adicionar variáveis (como nome do convidado ou Tipo de evento) para personalizar cada mensagem; incluir links para documentos, formulários ou outros recursos; e escolher se seus fluxos de trabalho serão enviados por e-mail ou SMS.
Você pode adaptar a comunicação ao objetivo da reunião: chamadas de vendas recebem perguntas de preparação, entrevistas recebem informações logísticas, sessões com clientes recebem lembretes.
Atribuir seu fluxo de trabalho
Após construir seu fluxo de trabalho, certifique‑se de atribuí‑lo a um(s) Tipo(s) de evento. Os fluxos de trabalho não são executados globalmente em sua Conta do Calendly, para que você possa adaptar as mensagens para diferentes reuniões.
Passo 4: Teste seu fluxo de trabalho
Assim como no agendamento e nos pagamentos, testar é importante, e é sempre melhor entender como seus Fluxos de trabalho irão se comportar.
A maneira mais fácil:
- Crie um agendamento de teste com seu e‑mail pessoal
- Confirme que cada e‑mail ou SMS é enviado no horário esperado
- Veja como as variáveis são exibidas (por exemplo, “Oi Megan” em vez de “Oi {{invitee.first_name}}”)
- Verifique se há erros de digitação ou links quebrados