Aperçu de Notetaker

Remarque: Cette fonctionnalité est actuellement en développement et disponible pour un groupe restreint de petites organisations. Nous la déployons progressivement auprès de plus d'utilisateurs au fur et à mesure que nous l'améliorons.

Si Notetaker est disponible pour votre organisation, la réponse est oui. Les Propriétaires et les Administrateurs peuvent désactiver Notetaker pour l'ensemble de l'organisation.

Pour savoir comment faire, suivez les étapes de Comment supprimer Notetaker des réunions.

Non. L'organisateur de la réunion doit approuver Notetaker dans chaque nouvelle réunion Zoom.

Vous pouvez voir une option «Se souvenir de ce choix» dans Zoom. Cela ne fonctionne que pour la réunion à laquelle vous participez. Elle ne s'applique pas aux réunions futures.

La case «Se souvenir» est utile si l'organisateur doit approuver plusieurs Notetaker pour enregistrer une même réunion. Elle empêche les fenêtres contextuelles supplémentaires uniquement pendant cette session.

Pour chaque nouvelle réunion Zoom, l'organisateur doit approuver à nouveau Notetaker. Il n'existe aucun paramètre permettant à Notetaker d'enregistrer automatiquement toutes les réunions futures.

Calendly fournit des notifications et des contrôles d'enregistrement pour vous aider à obtenir le consentement afin que Notetaker puisse rejoindre et enregistrer votre réunion.

Vous êtes responsable de déterminer si ces fonctionnalités répondent à vos besoins en matière de conformité, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Dans Google Meet et Zoom, certains paramètres d'administrateur peuvent bloquer les messages dans le chat provenant de participants non humains. Lorsque cela se produit, les participants peuvent ne pas voir les messages de consentement de Calendly Notetaker ni la réponse à la commande /stop dans le chat de la réunion.

Le Notetaker est conçu pour suivre votre réunion lorsqu'elle passe de la salle principale aux salles de sous-groupes.

Voici comment cela fonctionne :

• Le Notetaker rejoindra automatiquement les salles de sous-groupes lorsqu'il est invité
• Il reviendra dans la salle principale lorsque l'organisateur fermera les salles de sous-groupes
• Lorsqu'il se trouve dans une salle, le Notetaker continue à fonctionner normalement et peut quitter la salle si :
• Tous les participants quittent la salle
• Il y a un silence prolongé

Conseils pour une expérience fluide

• Demandez à l'organisateur de fermer les salles de sous-groupes lorsque la session se termine
• Si nécessaire, l'organisateur peut déplacer le Notetaker entre les salles à tout moment

Cette configuration aide le Notetaker à rester en phase avec le déroulement de votre réunion, que vous collaboriez en petits groupes ou que vous soyez de retour dans la session principale.

Lorsque vous passez à une autre organisation Calendly, vos paramètres Notetaker et vos Meeting Recaps ne sont pas transférés.

Non. Les Recaps restent rattachés à l'organisation d'origine et peuvent ne plus être accessibles après le transfert.

Téléchargez tous les Meeting Recaps que vous souhaitez conserver et réactivez Notetaker après avoir rejoint la nouvelle organisation.